Organiser son temps et arbitrer ses priorités
Reprendre la main quand ce sont les sollicitations qui font l’agenda
- Durée
- 1 journée · 7 heures.
- Tarif
- Sur devis, selon l’effectif et le format
- Délai d’accès
- 4 à 6 semaines entre l’accord et la première journée, le temps de l’échange de cadrage et de l’adaptation des cas pratiques.
- Effectif et modalités
- De 6 à 12 participants. Présentiel, en intra. Chaque participant vient avec son agenda réel des deux dernières semaines.
- Prérequis
- Aucun.
- Modalités d’accès
- Action en intra : après un premier échange, une proposition adaptée à votre contexte vous est adressée sous 5 jours ouvrés.
Objectifs pédagogiques
À l’issue de cette formation, vous serez capable de :
Organiser son activité et arbitrer ses priorités dans un environnement à forte sollicitation.
- Analyser l’usage réel de son temps et identifier l’écart avec ce qu’il devrait être.
- Distinguer l’important de l’urgent sur des situations concrètes et arbitrer en conséquence.
- Protéger des plages de travail sans interruption.
- Traiter les sollicitations entrantes sans se laisser dicter son agenda.
- Refuser, déléguer ou renégocier un délai en préservant la relation.
- Construire une organisation qui tient sur la durée, y compris en période chargée.
Présentation
La gestion du temps n’est plus un problème de méthode. Presque tout le monde connaît les principes ; ce qui a changé, c’est le volume de sollicitations : messageries multiples, réunions enchaînées, urgences des autres qui deviennent les siennes.
Le résultat est toujours le même : une journée entièrement consommée par du réactif, et le travail de fond repoussé au soir ou au week-end. Ce n’est pas une question de rapidité mais d’arbitrage.
Deux leviers sont travaillés ensemble, et c’est ce qui fait la différence. L’organisation personnelle, sur laquelle chacun a prise immédiatement. Et la relation aux autres : dire non, renégocier un délai, ne pas répondre dans la minute. C’est le second qui bloque, et c’est le second qui libère le plus de temps.
La journée est entièrement pratique et travaille sur les agendas réels des participants.
Programme détaillé
Matin · Où passe le temps
Ouverture et auto-diagnostic
Contrat de fonctionnement, attentes, contexte de travail de chacun.
Auto-diagnostic « mon rapport au temps » : ce qui me fait déborder, ce que je repousse systématiquement, ce à quoi je réponds immédiatement sans me le demander. Dépouillement individuel.
Les trois mécanismes qui consomment le plus de temps sans produire de résultat : l’interruption et son coût de reprise, le passage d’une tâche à l’autre, le traitement immédiat de ce qui pouvait attendre.
Mise en pratique
Atelier « l’agenda réel ». Chacun analyse ses deux dernières semaines d’agenda et de messagerie : temps en réunion, temps de travail de fond, temps réactif, temps hors horaires. Les chiffres sont personnels, les ordres de grandeur sont mis en commun. Personne n’avait la bonne intuition.
Arbitrer
Important et urgent : la distinction est connue, l’application ne l’est pas. Elle se travaille sur des tâches réelles, pas sur des exemples.
Identifier ce qui produit réellement de la valeur dans son poste, et ce qui n’en produit pas mais qu’on fait par habitude ou par confort.
Renoncer : la décision la plus efficace et la moins prise. Ce qu’on arrête, et comment on l’annonce.
Arbitrer quand tout vient de personnes différentes qui ignorent ce que les autres ont demandé.
Mise en pratique
Atelier de tri sur ses propres tâches : chacun classe les quinze prochaines tâches de sa liste réelle. Passage en trinômes : les pairs contestent les classements, en particulier les « urgent » qui n’en sont pas. Production : trois renoncements.
Après-midi · Reprendre la main
Protéger son temps de travail
La plage protégée : sa durée réaliste, son moment, et comment on la fait respecter sans se couper des autres.
Regrouper ce qui se regroupe : traiter la messagerie par blocs plutôt qu’en continu, enchaîner les tâches de même nature.
Le coût de reprise après interruption : ce que cela implique concrètement sur l’organisation d’une journée.
Ce qui se règle par un accord d’équipe plutôt qu’individuellement : plages sans réunion, délais de réponse attendus, usage des canaux.
Mise en pratique
Reconstruction de sa semaine type : chacun réorganise une semaine réelle en y plaçant les plages protégées et les blocs de traitement. Test de robustesse en binôme : le pair introduit deux imprévus et le participant ajuste.
Tenir face aux sollicitations
Traiter une demande entrante : ce qui se décide en trente secondes : je le fais maintenant, je le planifie, je le transmets, je le refuse.
Dire non à une demande hors périmètre ou hors délai : nommer la contrainte, proposer une alternative, tenir.
Renégocier un délai : à quel moment on le fait, et pourquoi prévenir tard coûte beaucoup plus cher que prévenir tôt.
La demande du responsable hiérarchique : faire arbitrer plutôt que subir. La phrase qui change la conversation.
Mise en pratique
Entraînement intensif en binômes tournants : chaque participant reçoit successivement quatre sollicitations réelles jouées par des pairs : l’urgence de dernière minute, la demande hors périmètre, le collègue insistant, le responsable qui ajoute une tâche à une charge déjà pleine. Quatre rotations avec débriefing après chacune.
Tenir dans la durée
Ce qui fait qu’une nouvelle organisation tient trois semaines puis s’effondre.
La revue hebdomadaire de quinze minutes : le seul rituel qui résiste aux périodes chargées.
Ce qui relève de l’organisation du travail et non de soi : quand la charge est objectivement intenable, aucune méthode ne la rend tenable.
Mise en pratique
Formalisation du plan d’action à trois horizons, avec indicateur de réussite. Repassation de l’auto-diagnostic et mesure de l’écart.
Le fil rouge : auto-diagnostic et plan d’action
Chaque participant travaille sur son agenda réel et repart avec une semaine type reconstruite, trois renoncements décidés et les formulations de refus et de renégociation préparées.
- Court terme · sous 15 jours
- Sous quinze jours : installer une plage protégée par semaine, arrêter les trois activités identifiées comme sans valeur, traiter la messagerie par blocs.
- Moyen terme · sous 3 mois
- Sous trois mois : tenir la revue hebdomadaire, refuser ou renégocier une demande de trop, proposer un accord d’équipe sur les délais de réponse.
- Long terme · sur l’année
- Sur l’année : faire arbitrer une charge devenue structurellement intenable, revoir la répartition d’une activité avec son responsable.
Pour qui
Tout public, particulièrement les fonctions support, les métiers à forte interruption et les managers de proximité.
Méthode et moyens pédagogiques
Pédagogie active : au moins 70 % du temps est consacré à la pratique, aux mises en situation et aux échanges entre pairs. Les apports sont courts, donnés au moment où ils servent, et systématiquement suivis d’un temps d’application. Aucune étude de documentation en salle.
Les cas travaillés sont ceux des participants. Un échange de cadrage avec le commanditaire, en amont, permet d’ajuster les situations aux réalités du terrain ; les participants sont invités à venir avec une situation vécue.
Moyens matériels : une salle permettant le travail en sous-groupes et le déplacement, un vidéoprojecteur et au minimum deux paperboards. Le matériel d’animation, les cartes-situations et les grilles d’observation sont fournis par CB Consulting.
Un livret apprenant est remis à chaque participant en ouverture. Il contient les cas pratiques, les outils et la trame du plan d’action.
Évaluation et documents remis
Avant. Questionnaire de positionnement adressé en amont : niveau de pratique, attentes, situation que le participant souhaite travailler. Échange de cadrage avec le commanditaire.
Pendant. Observation des mises en situation à l’aide de grilles critériées. Validation des acquis à chaque fin de séquence par une production concrète reprise dans le livret.
En clôture. Repassation de l’auto-positionnement d’ouverture et mesure de l’écart. Quiz de validation des acquis. Questionnaire de satisfaction à chaud.
À froid. Questionnaire de transfert adressé à 2 à 3 mois : ce qui a été mis en œuvre, ce qui a résisté, ce qui reste à travailler. Retour de synthèse au commanditaire pour les actions en intra.
Sanction. Une attestation de fin de formation mentionnant les objectifs, la nature, la durée de l’action et les résultats de l’évaluation des acquis est remise à chaque participant.
- L’auto-diagnostic « mon rapport au temps », repassé en clôture.
- La grille d’analyse de l’agenda réel sur deux semaines.
- La matrice de tri appliquée à ses propres tâches.
- La trame de semaine type avec plages protégées.
- Le mémo des quatre décisions face à une demande entrante.
- Les formulations de refus, de renégociation de délai et de demande d’arbitrage.
- La trame de revue hebdomadaire, quinze minutes.
- La fiche action à trois horizons.
- Le support de présentation de la formation.
Ce qui vous est délivré
Attestation individuelle de fin de formation, mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l’action ainsi que les résultats de l’évaluation des acquis. Cette formation ne conduit pas à une certification enregistrée au RNCP ou au Répertoire spécifique.
Les résultats de cette formation
- Personnes formées
- NC
- Avis des stagiaires
- NC
- Taux d’abandon
- NC
- Taux de réussite
- NC
Nouvelle formation en 2026 : ses résultats seront publiés ici dès sa première session.
Fiche mise à jour le 30 septembre 2026